Quy trình mua hàng và thanh toán
1/ Lập yêu thương cầu mua hàng
Tạo từ động từ deals bán SOĐối với các Doanh nghiệp thương mại chuyên marketing theo hướng mua sắm chọn lựa về cung cấp lại thì yêu cầu cài hàng rất có thể được tạo tự động hóa từ giao dịch bán SO.
Bạn đang xem: Quy trình mua hàng và thanh toán
Trên screen yêu cầu mua sắm ở trường thích hợp này có thể chấp nhận được user chọn số SO với load toàn bộ những thông tin các mặt hàng trong SO như: mã hàng, số lượng, ngày đề nghị …. User kiểm tra chọn đa số line món đồ cần cài và ngã sung phần tử yêu mong để tạo auto ra yêu thương cầu mua sắm và gửi cho cấp cho trên gồm thẩm quyền ký kết duyệt.
Đối với đầy đủ Doanh nghiệp sản xuất cần được mua số lượng lớn nguyên liệu hoặc đã có kế hoạch sản xuất, có giám sát nhu cầu nguyên vật liệu trước thì yêu cầu cài hàng hoàn toàn có thể tạo auto từ MRP
Nhân viên lập yêu cầu mua sắm chọn lựa xem tài liệu từ MRP để biết được sẽ thiết lập những sản phẩm nào, con số cần thiết lập là bao nhiêu sau đó bổ sung thêm một số dữ liệu như : phần tử yêu cầu, phần tử nhận yêu thương cầu cài hàng, ngày bắt buộc hàng … để sinh sản yêu cầu mua sắm chọn lựa và đưa cho cấp trên có thẩm quyền ký duyệt.
Đối với trường hợp Doanh nghiệp mong muốn mua phần đa sản phẩm, thương mại dịch vụ với mục tiêu khác.
Khi tạo bắt đầu một YCMH cần phải nhập rất đầy đủ các thông tin ngày tạo, bộ phận yêu cầu, một số loại tiền, loại vật tứ ( sản phẩm, dịch vụ), mã thiết bị tư, đơn vị chức năng tính, số lượng mua , ngày cần… bao gồm thể bổ sung thêm một số thông tin, ghi chú không giống như lý do mua, giá bán đề xuất, công ty cung cấp… để tạo thành yêu cầu cài hàng hoàn chỉnh và gửi cho cấp trên bao gồm thẩm quyền ký duyệt.
Duyệt theo cấp cho chức vụ : User khai báo động đối với YCMH thì những chức vụ nào sẽ được phép duyệt
Duyệt theo giá trị : User khai thông báo ứng cùng với mỗi giá trị thì sẽ sở hữu mỗi cấp cho chức vụ duyệt. Nếu giá trị thấp thì nhân viên hoàn toàn có thể tự để mắt hoặc cực hiếm cao sẽ chuyển duyệt mang lại trưởng phòng, ban giám đốc, cấp cho trên. Cấp duyệt này thường được vận dụng theo trường hợp thứ hai trên các bước : nhân viên lập yêu thương cầu mua hàng => lập PO vị trong trường hòa hợp này nhân viên cấp dưới lập yêu thương cầu mua sắm chọn lựa có không hề thiếu thông tin giá, số lượng mặt hàng từ kia nhân viên rất có thể biết được tổng mức vốn YCMH ứng với cung cấp duyệt đã có phân quyền
2/ Thư hỏi giá
Từ YCMH đã có duyệt khối hệ thống sẽ tạo auto thư hỏi giá, user bổ sung cập nhật thêm những thông tin phương diện hàng, thương hiệu và đk nhà cung ứng như : chất lượng, bao bì, cách làm thanh toán, địa điểm, thời gian giao hàng… … để tạo thư hỏi giá hoàn hảo và gửi cho cấp cho trên có thẩm quyền cam kết duyệt.
Hệ thống tất cả tích hợp tác dụng gửi mail cung ứng cho vấn đề gửi thư hỏi giá hàng loạt cho các nhà hỗ trợ trong một lần chế tạo ra
3/ Nhận làm giá
Sau khi nhấn báo giá của các nhà cung cấp, phòng mua sắm và chọn lựa chọn thư hỏi giá chỉ đã tạo nên các nhà cung ứng đó với tạo tự động hóa thành báo giá, bổ sung thêm phần đông thông tin mặt hàng như: giá, thuế và chuyển đổi điều kiện nhà cung ứng đó (nếu có) .
4/ Đơn mua hàng PO
Tạo auto từ báo giá (trường phù hợp 1)Từ những làm giá vừa nhập trên hệ thống, chống kế hoạch, phòng mua sắm chọn lựa sẽ tấn công giá, gạn lọc nhà cung cấp tương xứng để triển khai lập PO. Đơn đặt hàng PO sẽ được tạo từ động từ báo giá. Nhân viên lập PO kiểm tra đơn hàng vừa được tạo tự động đã có tương đối đầy đủ những tin tức bắt buộc như số lượng, giá bán , thuế, ngày cần, ngày hẹn và một trong những những đk nhà cung cấp. Trường hợp đầy đủ, nhân viên cấp dưới chuyển PO cho cấp trên gồm thẩm quyền duyệt.
Trường hợp mua sắm từ hầu như nhà hỗ trợ mà Doanh nghiệp đã có lần giao dịch, đã có hợp đồng giá, bảng báo giá mua thì tiến trình mua hàng từ bây giờ có thể đi từ chế tạo yêu cầu mua sắm chọn lựa đến sinh sản PO.
Trên màn hình hiển thị tạo PO nghỉ ngơi trường thích hợp này cho phép user chọn số YCMH và load toàn bộ những tin tức các mặt hàng trong YCMH như: mã hàng, số lượng, ngày cần, tên nhân viên tạo yêu ước …. User kiểm tra chọn phần lớn line món đồ cần thiết lập và nhập những thông tin như: phương thức mua hàng ( trong nước, nhập khẩu ), mã nhà cung cấp , nhà sản xuất, loại tiền, tỷ giá, phương thức giao dịch thanh toán để tạo tự động hóa ra PO. User vào PO để bổ sung cập nhật giá, thuế, ngày cần, một trong những điều khiếu nại về khía cạnh hàng, nhà hỗ trợ và gửi cho cấp trên có thẩm quyền duyệt.
5/ dấn hàng
User vào screen Nhận hàng cài lọc các đơn hàng mua bằng cách nhập thông tin Loại tiền, nhà cung cấp, số PO để tìm vào deals đã đặt tải tương ứng deals về.
Nhập bổ sung cập nhật các tin tức trên phiếu nhận hàng: một số loại nghiệp vụ mua sắm và chọn lựa (hệ thống phụ thuộc loại nghiệp vụ ở chỗ này để hạch toán auto cho nghiệp vụ nhập kho mặt hàng mua), diễn giải, nhóm kho nhấn hàng, kho dìm hàng, triệu chứng từ tham chiếu
Đối với ngôi trường hợp nhấn hàng bao gồm hóa đơn, user đề xuất nhập rất đầy đủ thông tin số hóa đơn, ngày hóa đơn, cam kết hiệu chủng loại hóa đơn để hệ thống auto cập nhật những thông tin này qua screen công nợ nghỉ ngơi phân hệ kế toán. Nếu như user không nhập đủ các thông tin này, hệ thống không cập nhật qua màn hình công nợ, khi ấy kế toán từ bỏ nhập tay lại các thông tin này.
Sau lúc nhập không hề thiếu thông tin, user chọn Lô nhằm sinh lô lần lượt mang đến từng line bên trên phiếu dấn hàng, từ nhập số lô hoặc hệ thống cung ứng sinh lô tự động tùy cách quản lý của từng doanh nghiệp. ở đầu cuối user lưu hội chứng từ và chấm dứt chứng từ, hôm nay phiếu nhận hàng đưa sang chứng trạng complete
Theo hình thức của hệ thống ở nghiệp vụ này, hàng nhấn về sẽ được đẩy về kho hóng kiểm tra unique hoặc so với những doanh nghiệp không yêu cầu đến bộ phận kiểm tra chất lượng thì kho thừa nhận hàng được coi như như kho ảo để hệ thống hoàn toàn có thể hiểu và làm chủ được các mặt hàng, số lượng mặt hàng đã nhận và hỗ trợ cho việc đối chiếu số liệu với mặt kế toán.
6/ quản lý chất lượng
Sau khi nhận hàng, bên kho đã lập phiếu báo lấy mẫu được tạo auto từ triệu chứng từ dìm hàng và chuyển qua phần tử kiểm tra quality để kiểm định hàng. Nếu như QA chuẩn y hàng sẽ được nhập kho, còn nếu không doanh nghiệp tiến hành trả sản phẩm ( việc trả hàng thực hiện bên phía ngoài hệ thống )
Trả hàng ngay khi vừa dấn : nhân viên cấp dưới kho được giao trọng trách nhận hàng rất có thể đánh giá bán cảm tính được hàng không đạt chất lượng, sai với yêu mong doanh nghiệp hoặc hàng cũ, bao bì không đúng cách, … chất lượng, số lượng hàng không nên với thỏa thuận hợp tác của 2 trên hợp đồng thì thành phần kho thực hiện trả hàng.
Trả hàng sau khoản thời gian nhận: Theo đúng các bước và hình thức của hệ thống, hàng sau thời điểm nhận được đẩy về kho ảo với chờ bộ phận kiểm tra unique xuống duyệt. Giả dụ QA ko duyệt, thành phần kho triển khai trả hàng
Trả hàng sau khi nhập kho: trường hợp so với một số hàng hóa đã qua xử lý những loại chất hóa học dẫn mang lại tình trạng sau khoản thời gian nhập kho được một thời hạn mới vạc hiện mặt hàng bị xuống cấp, kém hóa học lượng, công ty báo cho mặt nhà hỗ trợ và tiến hành trả hàng.
7/ Nhập kho sản phẩm mua
Theo nguyên tắc, khi tạo tự động hóa một triệu chứng từ bắt đầu sẽ kế thừa tài liệu từ triệu chứng từ của nghiệp vụ trước. Mặc dù nhiên, dữ liệu chứng tự ở thành phần kho khi nhập sẽ không kế quá được tin tức giá, thuế ( thuế VAT, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc trưng ) sinh hoạt PO đẩy qua mà chỉ đẩy qua bên thành phần tài chính kế toán để quản lý, đối chiếu, thanh toán. Để đảm bảo an toàn nguyên tắc này thì quy trình của hệ thống ở nghiệp vụ nhập kho sẽ đi qua 2 cách Nhập kho PO => Nhập kho PO – Kế toán.
Xem thêm: Top 15 Địa Chỉ Bán Tranh Thêu Chữ Thập Tphcm Đẹp Nhất Sài Gòn
Sau khi chấm dứt phiếu dấn hàng, thành phần quản lý Kho nhập cảng vào kho.
Nhập kho POUser vào screen Nhập kho hàng cài lọc tin tức Nhà cung cấp, số hóa 1-1 (chứng từ tham chiếu ở màn hình nhận hàng) kiếm tìm thông tin đã nhận được hàng. Bổ sung cập nhật thông tin diễn giải bệnh từ cùng kiểm tra các thông tin mã hàng, số lượng, đơn vị chức năng tính, số PO tham chiếu …Sau khi nhập và kiểm tra không hề thiếu các thông tin, lưu bệnh từ tuy nhiên chứng từ bỏ nhập kho hôm nay chỉ ở tình trạng Incomplete. Để chấm dứt chứng tự này phải triển khai thêm cách Nhập kho PO – Kế toán
Kế toán kho vào màn hình hiển thị Nhập kho hàng thiết lập nhưng bên Phân hệ kế toán yêu cầu trả (AP), vào xem list chứng từ bỏ và chọn phiếu nhập kho vừa tạo. Screen nhập kho hôm nay sẽ lộ diện thông tin giá, thuế. Kế toán đánh giá tiền hàng, chi phí thuế đồng thời bổ sung những lại những tin tức bên kho đã nhập thiếu cùng bấm chấm dứt chứng từ. Tại công đoạn này hệ thống tự động hóa hạch toán cây viết toán nhập kho và cập nhật số liệu vào sổ cái và lên những báo cáo.
8/ Hóa đối chọi GTGT
Nhà cung ứng gửi hóa đối chọi GTGT cho khách hàng để hoàn toàn thủ tục mua sắm và chọn lựa giữa hai bên.
Kế toán công nợ phải trả thực hiện kiểm tra, đối chiếu lại giữa hóa đối kháng GTGT mà lại nhà hỗ trợ gửi với các phiếu nhập kho hàng hóa trên hệ thống. Các thông tin bao gồm cần kiểm soát: số hóa đơn, ngày, số seri, phương diện hàng, tên, số lượng, đối kháng giá, thành tiền, tỷ lệ thuế,…Sau khi đã kiểm tra so sánh hóa 1-1 GTGT ở trong phòng cung cung cấp với phiếu nhập kho Kế toán đề nghị trả tiến hành chứng thực công nợ.
9/ xác thực công nợ đề nghị trả theo hóa đơn
Kế toán bắt buộc trả vào màn hình Công nợ hóa đối chọi load bệnh từ đã được đẩy tự động từ phân hệ mua sắm chọn lựa sang; soát sổ lại các thông tin sở hữu hàng, đồng thời soát sổ hạch toán kế toán của hội chứng từ. Khi các thông tin gần như đã đúng và đồng ý được thì tiến hành chứng thực công nợ, tình trạng hội chứng từ chuyển sang complete.
Màn hình load hóa đơn
Màn hình chứng thực công nợ
Màn hình chứng thực công nợ
Màn hình xem định khoản
Theo dõi công nợ phải trả trên báo cáo
Sau khi kế toán nên trả tiến hành Complete chứng từ thì những dữ liệu được hạch toán vào tổng vừa lòng và gửi lên các báo cáo tự động. User theo dõi nợ công phải trả bên trên các report như: Tổng hợp công nợ phải trả, cụ thể công nợ phải trả…
Báo cáo tổng hợp công nợ phải trả
Báo cáo cụ thể công nợ đề xuất trả
Màn hình xem công nợ phải trả theo tuổi nợ
10/ tiến trình thanh toán
Thanh toán bằng chuyển khoảnKiểm tra công nợSau lúc nhà hỗ trợ gửi Đề nghị giao dịch tới Công ty, yêu cầu thanh toán giao dịch công nợ mua sắm và cung cấp dịch vụ, kế toán nợ công phải trả thực hiện kiểm tra công nợ ở trong phòng cung cấp cho này theo như Đề nghị thanh toán giao dịch đã gửi. Tài liệu kiểm tra bên trên các báo cáo Tổng hợp nợ công và cụ thể công nợ.
Nếu những thông tin Đề nghị giao dịch thanh toán không đúng hoặc không được đồng ý thì thực hiện trả lại Đề nghị thanh toán giao dịch này mang đến nhà cung cấp.
Nếu các thông tin Đề nghị thanh toán đã đúng chính xác hoặc được gật đầu thì triển khai lập đề nghị giao dịch ở trên hệ thống SS4U.ERP EXPRESS.
Lập Đề nghị thanh toánKế toán bắt buộc trả thực hiện nhập liệu triệu chứng từ Đề nghị giao dịch trên hệ thống, ghi nhận những thông tin giao dịch thanh toán như: số tiền, số hóa đơn chứng trường đoản cú (nếu có),…
Hệ thống cung ứng lấy công nợ ở trong phòng cung cấp cụ thể theo từng hóa đơn, hội chứng từ đã xác nhận công nợ. Nếu như hóa đơn, triệu chứng từ như thế nào chỉ thanh toán một phần thì lần thanh toán tiếp theo sau chỉ hiện nay số tiền sót lại phải thanh toán.
Sau khi vẫn nhập liệu những thông tin yêu ước thanh toán trong phòng cung cấp cho và khám nghiệm chặt chẽ, kế toán nên trả tiến hành save hội chứng từ Đề nghị giao dịch này ở tình trạng Incomplete để in hội chứng từ trình cam kết cho kế toán tài chính trưởng, Ban Giám đốc
Kế toán bank nhận được Đề nghị giao dịch thanh toán đã được Ban Tổng Giám Đốc ký duyệt từ bỏ Kế toán nợ công phải trả sẽ triển khai Lập Ủy Nhiệm chi tiền bên trên hệ thống
Kế toán bank lập triệu chứng từ ở chứng trạng Incomplete nhằm trình ký Ban Tổng Giám Đốc.
Hệ thống SS4U.ERP có tùy chỉnh cấu hình nhiều mẫu Ủy nhiệm chi theo không ít ngân hàng phù hợp cho tất cả các doanh nghiệp.
Màn hình lập Ủy nhiệm chi
Mẫu Ủy nhiệm chi của bank VietinBank
Hoàn thành Ủy Nhiệm ChiKế toán ngân hàng sau khoản thời gian nhận được những chứng từ bỏ Ủy Nhiệm bỏ ra đã được kế toán trưởng với Tổng Giám Đốc/ bạn được ủy quyền ký duyệt đã vào hệ thống kiểm tra tin tức và thay đổi tình trạng hội chứng từ thành Complete để xong xuôi Ủy nhiệm chi
Lúc này khối hệ thống vẫn không hạch toán kế toán tài chính cho nhiệm vụ phát sinh này. Vì thực ra tiền trong ngân hàng vẫn không giảm.
Thanh toán hóa đơnSau khi doanh nghiệp bỏ ra tiền cho ngân hàng và cảm nhận giấy Báo Nợ từ bank gửi cho thì kế toán tài chính ngân hàng thực hiện hạch toán kế toán những nghiệp vụ tạo ra vào hệ thống.
Kế toán ngân hàng thực hiện load các Ủy Nhiệm chi đã được ngân hàng triển khai lệnh bỏ ra và nhận ra giấy Báo nợ từ ngân hàng trên màn hình hiển thị Thanh toán hóa 1-1 và tiến hành hạch toán kế toán tài chính mà chưa phải mất thời gian làm lại. Sau khi đã kiểm tra những thông tin đúng mực Kế toán ngân hàng sẽ vào hệ thống và biến hóa tình trạng chứng từ thành Complete để xong xuôi nghiệp vụ và đẩy tài liệu lên báo cáo. Bây giờ công nợ yêu cầu trả bớt và tiền trong ngân hàng giảm.
Ngoài bề ngoài thanh toán bằng chuyển khoản, khối hệ thống SS4U.ERP cung cấp các vẻ ngoài thanh toán không giống như: chi phí mặt, vay tín dụng thanh toán để thanh toán, cấn trừ công nợ. Quy trình giao dịch ở các hình thức này tương đối như nhau, đối với vẻ ngoài thanh toán bởi tiền phương diện thì tía sung cách lập phiếu chi, vẻ ngoài vay tín dụng thanh toán thì nhập bổ sung số thông tin tài khoản tiền vay mượn sau khi xong thủ tục để thống kê kế toán.
Công nạm quản trị sáng dạ BI (Business Intelligent)
Bên cạnh những report tài chính dùng để làm kiểm tra, theo dõi, đối chiếu số liệu trên ERP, SS4U còn cung cấp công gắng BI giúp những các doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về toàn bộ các chuyển động kinh doanh tự đó có thể cải thiện hiệu trái trong câu hỏi ra quyết định, hoạch định chiến lược đưa về nhiều giá bán trị cho khách hàng cũng như tạo nên lợi thế tuyên chiến đối đầu và cạnh tranh trên thị trường sản xuất, kinh doanh
