Tổ chức hệ thống thông tin kế toán

1. Hệ thống thông tin kế toán là gì?

Hệ thống tin tức kế toán (AIS – Accounting Information system) là một hệ thống mà doanh nghiệp thực hiện để thu thập, tổng hợp, quản lí lý, lưu lại trữ, xử lý, truy tìm xuất và báo cáo dữ liệu tài chính-kế toán của mình. Khối hệ thống thông tin kế toán có thể được sử dụng bởi nhân viên cấp dưới kế toán, chuyên viên tư vấn, kế toán tài chính trưởng, chuyên gia phân tích gớm doanh, ban lãnh đạo, người có quyền lực cao tài bao gồm (CFOs – Chief Financial Officers), kiểm toán viên, hay các nhà thống trị và cơ sở thuế.

Bạn đang xem: Tổ chức hệ thống thông tin kế toán

Các nhân viên kế toán được giảng dạy chuyên sâu để triển khai việc cùng với AIS, bảo đảm tỷ lệ thiết yếu xác cao nhất khi triển khai các giao dịch và ghi chép – lưu trữ số liệu trong doanh nghiệp, đồng thời bảo vệ dữ liệu tài chính luôn sẵn sàng cho phần nhiều ai mong muốn hợp pháp áp dụng chúng – trong những lúc vẫn giữ nguyên vẹn cùng an toàn.

NHỮNG ĐIỂM quan liêu TRỌNG:

Hệ thống tin tức kế toán được các doanh nghiệp dùng để làm thu thập, giữ trữ, quản ngại lý, xử lý, truy tìm xuất và làm báo cáo dữ liệu tài chính.AIS được áp dụng bởi kế toán, chuyên gia tư vấn, chuyên gia phân tích, bên quản lý, giám đốc tài chính, kiểm toán viên và những cơ quan lại Thuế.AIS giúp những phòng ban vào một doanh nghiệp thao tác làm việc cùng nhau.Một AIS hiệu quả sử dụng phần cứng và phần mềm để tàng trữ và truy nã xuất tài liệu một cách hiệu quả.Kiểm rà soát nội cỗ và bên ngoài hệ thống AIS là rất quan trọng để đảm bảo an toàn dữ liệu nhạy cảm của doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin kế toán

2. Sáu yếu tố của hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống tin tức kế toán là phương pháp để theo dõi toàn bộ các vận động kế toán và marketing của doanh nghiệp. Khối hệ thống thông tin kế toán tài chính thường bao hàm sáu yếu tắc chính:

Con ngườiDữ liệuThủ tục và hướng dẫnPhần mềmHạ tầng technology thông tinKiểm kiểm tra nội bộ.

Tiếp theo là giới thiệu chi tiết từng thành phần.

2.1. Con người

Con bạn trong AIS dễ dàng đó là người tiêu dùng AIS. AIS giúp các phòng ban khác nhau trong một công ty rất có thể làm bài toán với nhau. Những người tiêu dùng bao gồm:

Kế toánNgười cai quản lýGiám đốc tài chínhNgười đối chiếu kinh doanhChuyên gia tứ vấnKiểm toán viên.

Ví dụ: Người quản lý đưa ra các mục tiêu bán hàng, từ bỏ đó nhân viên cấp dưới đặt số lượng hàng tồn kho mê say hợp. Mặt hàng về kho thông tin cho phần tử kế toán một khoản phải trả mới. Khi sản phẩm được bán thì những người, thành phần tham gia vào rất có thể bao gồm:

Nhân viên bán hàng nhập đơn đặt hàng vào AIS.Kho sắp xếp hàng theo đơn hàng.Kế toán lập hóa 1-1 và gửi đến khách hàng.Bộ phận đi lại chuyển hàng mang lại khách hàng.Bộ phận kế toán sẽ có một khoản bắt buộc thu new với yêu thương cầu thanh toán trong vòng 30, 60 hoặc 90 ngày.Bộ phận dịch vụ khách hàng theo dõi giao dịch và giao giao mang đến khách hàng.Người quản lý sẽ sử dụng AIS để sinh sản báo cáo bán sản phẩm và tiến hành phân tích chi phí giá vốn và chi phí vận chuyển.

Với một AIS thiết kế tốt mọi người trong doanh nghiệp hoàn toàn có thể dễ dàng truy vấn vào cùng một hệ thống và truy hỏi xuất và một thông tin. AIS cũng giúp đơn giản hóa vượt trình báo cáo thông tin cho phần lớn người bên phía ngoài tổ chức, khi cần thiết.

Ví dụ, những nhà bốn vấn hoàn toàn có thể sử dụng thông tin trong AIS để phân tích sự công dụng trong kết cấu giá của doanh nghiệp bằng cách xem xét tài liệu chi phí, dữ liệu bán hàng và doanh thu. Tương tự, kiểm toán viên hoàn toàn có thể sử dụng dữ liệu để review kiểm rà nội bộ, triệu chứng tài chính và việc tuân hành các quy định của phòng nước.

AIS phải được thiết kế với để đáp ứng nhu ước của những người tiêu dùng chúng. Hệ thống cần được đổi mới và dễ áp dụng để không cản trở hiệu quả làm bài toán của người sử dụng.

2.2. Các thủ tục và những hướng dẫn

Các giấy tờ thủ tục và lí giải này sẽ tiến hành lập trình trong ứng dụng AIS. Mặc dù các thủ tục và giải đáp cũng rất cần được “lập trình” vào người tiêu dùng thông qua tài liệu và đào tạo. Những thủ tục với hướng dẫn phải được vâng lệnh nhất quán để có được kết quả cao nhất.

2.3. Tài liệu của AIS

Để lưu trữ thông tin, AIS cần có kết cấu dữ liệu giống như ngôn ngữ truy tìm vấn có cấu trúc (SQL), là ngôn ngữ máy tính thường xuyên được áp dụng cho các đại lý dữ liệu. SQL được cho phép dữ liệu trong AIS hoàn toàn có thể truy vấn và cách xử lý để lập những báo cáo.

AIS cũng trở nên cần nhiều các screen đầu vào khác nhau làm cho các người sử dụng không giống nhau nhập dữ liệu đầu vào, cũng như các định hình đầu ra khác biệt nhằm đáp ứng nhu cầu nhu cầu của các người dùng không giống nhau và những loại tin tức khác nhau.

Dữ liệu cất trong AIS là toàn bộ các thông tin tài chính-kế toán phù hợp với thực tiễn sale của doanh nghiệp. Bất kỳ dữ liệu sale nào ảnh hưởng tác động đến khối hệ thống tài chính của người tiêu dùng đều nên được đưa vào hệ thống.

Loại tài liệu trong AIS sẽ dựa vào vào đặc thù của doanh nghiệp, tuy nhiên nó có thể bao hàm những loại dữ liệu sau đây:

Đơn chào bán hàngNhật ký cung cấp hàngCác report phân tích cung cấp hàngYêu cầu download hàngNhật ký download hàngNhật cam kết thu chiSổ cáiSổ khoSổ lươngBảng chấm côngThông tin thuế.

Dữ liệu có thể được thực hiện để lập báo cáo kế toán và report tài chính như báo cáo các khoản cần thu, bảng khấu hao TSCĐ, bảng bằng vận thử và report lãi lỗ…

Việc có toàn bộ dữ liệu này tại một nơi – vào AIS – tạo điều kiện thuận lợi công việc ghi chép và lưu trữ số liệu, lập báo cáo, phân tích, kiểm toán và ra quyết định. Để tài liệu trở bắt buộc hữu ích, nó đề nghị đầy đủ, chính xác và phù hợp.

Xem thêm: Phòng Thay Đồ Hồ Bơi Archives, Những Kẻ Biến Thái Rình Mò Ở Hồ Bơi Tp

Mặt khác, các ví dụ về dữ liệu sẽ không được gửi vào AIS bao hàm các bạn dạng ghi nhớ, thư từ, phiên bản trình bày với sách hướng dẫn. Mọi tài liệu này hoàn toàn có thể có quan hệ mật thiết cùng với tài chủ yếu của công ty, nhưng, ko kể phần chú giải tiêu chuẩn, bọn chúng không thực sự là một trong những phần việc ghi chép lưu trữ dữ liệu.

2.4. ứng dụng AIS

Phần mềm của AIS là các chương trình máy tính xách tay được áp dụng để giữ trữ, truy xuất, cách xử trí và phân tích tài liệu tài bao gồm của doanh nghiệp.

Trước khi bao gồm máy tính, AIS là một hệ thống thủ công, dựa trên giấy tờ. Nhưng mà ngày nay, hầu như các doanh nghiệp lớn đang áp dụng phần mềm máy vi tính làm nền tảng gốc rễ của AIS.

Tùy quy mô của người sử dụng mà sử dụng ứng dụng kế toán phù hợp với quy mô.

Chất lượng, độ tin tưởng và bảo mật thông tin là các thành phần chính của phần mềm AIS hiệu quả. Nhà thống trị dựa vào thông tin để lấy ra quyết định cho khách hàng và họ bắt buộc thông tin rất chất lượng để đưa ra đưa ra quyết định đúng đắn.

Phần mượt AIS hoàn toàn có thể được điều chỉnh để thỏa mãn nhu cầu các nhu cầu của từng nhiều loại hình marketing khác nhau. Trường hợp một chương trình có sẵn không đáp ứng được nhu cầu của chúng ta thì phần mềm cũng có thể được cách tân và phát triển bởi nội bộ phía bên trong doanh nghiệp với sử thâm nhập đáng tính từ lúc người dùng cuối hoặc rất có thể được phát triển bởi một công ty thứ ba tiến hành riêng mang lại doanh nghiệp. Khối hệ thống thậm chí có thể được thuê ngoài cho một công ty chuyên biệt.

Không đặc biệt quan trọng là dùng ứng dụng nào, đặc biệt là AIS phải thỏa mãn nhu cầu các quy định của nhà nước.

2.5. Hạ tầng CNTT

Cơ sở hạ tầng cntt là tên gọi cho hartware được thực hiện để vận hành AIS. Các phần cứng cần được có này trong công ty lớn bao gồm:

Máy tínhThiêt bị di độngMáy chủMáy inỔn ápBộ định con đường (router)Thiết bị giữ trữNguồn hỗ trợ điện dự trữ (UPS, vật dụng phát điện).

Ngoài vụ việc chi phí, cần xem xét các yếu tố khi chọn lựa phần cứng bao hàm tốc độ, khả năng lưu trữ và kĩ năng mở rộng và tăng cấp hệ thống.

Có lẽ đặc biệt quan trọng nhất, phần cứng được chọn cho khối hệ thống phải cân xứng phần mềm. Nó không chỉ phù hợp mà còn về tối ưu – một khối hệ thống rườm rà sẽ không còn mang lại kết quả so với một hệ thống xử lý nhanh. Các doanh nghiệp có thể dễ dàng thỏa mãn nhu cầu các yêu mong về khả năng tương thích phần cứng và ứng dụng là cài đặt một hệ thống chìa khóa trao tay bao gồm cả hartware và phần mềm mà doanh nghiệp lớn cần. Về phương diện lý thuyết, việc chọn mua một khối hệ thống chìa khóa trao tay có nghĩa là doanh nghiệp sẽ có được được sự phối kết hợp tối ưu giữa phần cứng và phần mềm cho AIS của mình.

Một AIS xuất sắc cũng phải bao gồm kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa và tăng cấp các yếu tố của khối hệ thống phần cứng, tương tự như kế hoạch cách xử trí phần cứng bị hỏng với lỗi thời, hoàn toàn có thể làm cho dữ liệu nhạy cảm bị phá hủy hoàn toàn.

2.6. Kiểm soát nội bộ

Việc kiểm soát điều hành nội cỗ là những biện pháp bảo mật để bảo đảm dữ liệu thông tin nhạy cảm. Có thể đơn giản như mật khẩu hoặc tinh vi như dấn dạng sinh trắc học. Các giao thức bảo mật sinh trắc học bao gồm thể bao gồm lưu trữ các điểm sáng của con người không chuyển đổi theo thời gian, ví dụ như dấu vân tay, các giọng nói và nhấn dạng khuôn mặt.

AIS đề nghị có những biện pháp kiểm soát điều hành nội cỗ để bảo đảm chống lại câu hỏi truy cập máy tính xách tay trái phép và tinh giảm quyền truy cập của những người dùng được ủy quyền, gồm 1 số người dùng trong doanh nghiệp. Cần ngăn chặn việc truy cập tệp bất hợp pháp bởi những cá thể chỉ được phép truy vấn vào những phần được lựa chọn của hệ thống.

AIS chứa tin tức mật không chỉ có là các thông tin của khách hàng mà còn của nhân viên cấp dưới và khách hàng hàng. Dữ liệu này có thể bao gồm:

Số CMND/CCCD, số BHXH, BHYTThông tin về tiền lương với nhân sựSố thẻ tín dụngThông tin khách hàng hàngDữ liệu tài bao gồm của doanh nghiệpThông tin tài chính ở trong nhà cung cấp cho và nhà cung cấp

Tất cả dữ liệu trong AIS bắt buộc được mã hóa cùng việc truy vấn vào hệ thống phải được khắc ghi và giám sát. Hoạt động của hệ thống vào được theo dõi.

AIS cũng cần được bảo đảm khỏi virus, tin tặc, nhưng mà nguy cơ bên phía trong và từ phía bên ngoài đe dọa khối hệ thống bảo mật mạng. AIS yêu cầu được bảo vệ trước những thảm họa như hỏa hoạn, bầy đàn lụt, rượu cồn đất, mất điện… làm mất đi dữ liệu.

3. Lời kết

Tất cả sáu nguyên tố của AIS vận động cùng nhau sẽ giúp đỡ các nhân viên cấp dưới chủ chốt thu thập, lưu lại trữ, quản ngại lý, xử lý, truy tìm xuất và report dữ liệu tài chính của họ. Có một AIS được xây dựng tốt và gia hạn tốt, hoạt động hiệu quả và đúng là một thành phần rất cần thiết của một doanh nghiệp lớn thành công.