Viết thư tiếng anh thương mại

     

Bạn vẫn biết cách để viết một e-mail tiếng Anh yêu thương mại bài bản chưa? nội dung bài viết sau Skype English share cho chúng ta 10 bí mật viết email chuẩn nhất.

Bạn đang xem: Viết thư tiếng anh thương mại

Viết với nhận email đã trở thành 1 phần tất yếu của cuộc sống hàng ngày, cả trong thư từ cá nhân và công việc. Lúc viết e-mail cho mái ấm gia đình hoặc các bạn bè, bạn có thể có các cách viết như văn nói thông thường như chúng ta muốn. 


*

Bí kíp viết e-mail Tiếng Anh thương mại chuyên nghiệp


Nhưng những email trong công việc, email thương mại dịch vụ như thư gửi đến sếp hoặc quý khách của bạn, thì cần phải có những quy tắc tốt nhất định, bắt buộc phải tuân theo, ngay lập tức cả khi bạn không cần là bạn nói giờ Anh bản ngữ.


Nội dung

4 4. Cụ thể và chính xác – Be Clear & Precise7 7. Ưu tiên thông báo những điều tích cực và lành mạnh trước8 8. Lời kết10 10. Đọc lại e-mail của bạn

1. Mẫu chủ đề – Subject Line

Dòng tiêu đề là câu thứ nhất người nhận đọc được. Ra quyết định có mở thư điện tử hay không dựa vào nhiều vào giải pháp dòng title trông ra làm sao – có gây nên ấn tượng, mức độ thư có quan trọng hay không.

*

Quy tắc là đảm bảo dòng tiêu đề đối chọi giản, ví dụ nhưng hấp dẫn, thể hiện súc tích chủ đề email đề cập đến. Sử dụng các từ chính tóm tắt ngăn nắp nội dung e-mail của bạn.

2. Lời chào đầu thư – Start Your thư điện tử with Greetings

Có vô số phương pháp gửi lời xin chào đến bạn nhận, nhưng phần đa lời xin chào tiêu chuẩn chỉnh nhất là:

Dear First Name Last Name

Dear Mr./Ms. Last Name

Dear Mr./Ms. First Name Last Name

Dear Dr. Last Name

*

Luôn luôn đặc biệt là phải có tên người liên hệ (người dìm email), trừ khi người nhận ko xác định. Nếu như cần, chớ ngại gọi và hỏi tên của tín đồ đó. Một số người thực hiện cách chào thân mật, chẳng hạn như “Good morning” hoặc “Hi”. Nó hoàn toàn nhờ vào vào cường độ thân thuộc của những mối quan liêu hệ của khách hàng với người nhận email.

3. Nói lời cảm ơn – Say Thank You

Nếu một người đã vấn đáp email của bạn, bạn nên cảm ơn họ bằng cách viết “Thank you for your (prompt) reply“. Điều đặc biệt quan trọng là bắt đầu một email với một điểm khác biệt tích cực, bởi vì nó tạo tuyệt vời tốt đầu tiên về bạn.

4. Rõ ràng và chính xác – Be Clear & Precise

Cho dù email của công ty có vẻ tinh vi đến đâu, hãy cố gắng xác định rõ mục tiêu của nó ngay từ trên đầu email bằng phương pháp viết “I am contacting you as…” or “I am writing to you in reference to/regarding…”( “Tôi tương tác với chúng ta là…” hoặc “Tôi viết thư cho mình liên quan mang đến / liên quan đến…”) . Nó giúp fan đọc hiểu được mục đích của thư điện tử của bạn.

Rõ ràng và đúng là rất quan trọng, vì phần nhiều những tín đồ kinh doanh không tồn tại thời gian để đọc toàn bộ các e-mail họ dìm được. Nói rõ ràng về mục đích e-mail của các bạn sẽ giúp bọn họ tiết kiệm thời hạn và các bạn sẽ được đánh giá cao hơn nhiều.

I am writing khổng lồ ask for the information about …(Tôi viết e-mail này nhằm yêu cầu quý vị đưa tin về….).

Having seen your advertisement in …, I would lượt thích to … (Qua quảng cáo của những anh tại.. Tôi muốn theo thông tin được biết về…).

I would be interested in (obtaining / receiving) …(Tôi quan tâm tới việc nhận được… về…).

I received your address from …..and would lượt thích to … (tôi dấn được showroom của các anh từ… và ao ước được biết…).

I recently read/heard about ….. Và would lượt thích to know ….(Tôi vừa mới đây được ban bố về.. Và mong biết…).

I am writing to check if everything is ready for … (Tôi viết email này để đánh giá mọi vật dụng đã sẵn sàng cho bài toán ….).

I am writing with reference to lớn (Tôi viết thư để tham khảo….).

I am contacting you for the following reason (Tôi viết thư này vì lý do sau).

I am writing to lớn enquire about…(Tôi viết thư để yêu cầu….).

I am writing to clarify some points of the contract. (Tôi viết thư điện tử này để triển khai rõ một trong những điểm trong vừa lòng đồng).

5. Máu kiệm thời hạn – Save Someone’s Time

Theo khảo sát điều tra của McKinsey Global Institute, hay thì họ dành 13 giờ hàng tuần hoặc 28% thời hạn trong tuần làm việc để thống trị email. Rõ ràng, đây không phải là một trong thực tế thoải mái và dễ chịu vì chúng làm mất tương đối nhiều thời gian! 

*

Vì vậy, để tiết kiệm thời gian quý báu của hồ hết người, hãy luôn luôn giữ cho e-mail của bạn cụ thể và ngắn gọn. Lời khuyên nhủ là bạn nên chia phần nội dung e-mail thành các đoạn văn, dựa trên các chủ đề mà bạn nêu ra. Chúng ta có thể sử dụng vết đầu dòng để dễ đọc.

TUYỆT CHIÊU SỬ DỤNG 12 THÌ CƠ BẢN trong TIẾNG ANH


6. Informal vs Formal

Cách diễn đạt câu văn vào email của doanh nghiệp phụ nằm trong vào người ai đang nói chuyện. Nó thường mang lại một cách tự nhiên và thoải mái và dựa trên mối quan lại hệ của người tiêu dùng với người nhận email.

Dưới đây là một số lấy ví dụ như minh họa các cách khác biệt để viết cùng một thứ:

Thân mật: bạn có thể…? – Informal: Can you …?.

Trang trọng: Tôi đang tự hỏi liệu chúng ta có thể… – Formal: I was wondering if you could…

Thân mật: Xin lỗi, tôi không thể gặp gỡ bạn. Hôm kia tôi bận. – Informal: Sorry, I can’t meet you. I’m busy that day.

Trang trọng: Tôi sợ rằng tôi đang không có mặt để tham dự vào ngày hôm đó. – Formal: I am afraid I will not be available lớn make it that day.

7. Ưu tiên thông báo những điều tích cực và lành mạnh trước

Cung cấp tin xấu không bao giờ là dễ dàng dàng! Nhưng sẽ là điều thỉnh thoảng bạn yêu cầu làm khi làm việc trong môi trường thiên nhiên kinh doanh.

Một phương pháp tốt để gia công điều chính là cung cấp cho những người đọc những thông tin trung lập hoặc tích cực và lành mạnh trước. Sau đó, hãy gửi sang phần đậy định, phân tích và lý giải điều gì đã gây nên nó và tại sao nó lại quan trọng. Phần ở đầu cuối của thông điệp nên cung cấp một giải pháp tiềm năng cho vấn đề hoặc một xem xét lạc quan. 

Mục tiêu của bạn ở đây không phải là bít giấu hoặc sút thiểu phạm vi tác động của vấn đề, nhưng mà là để lại cho tất cả những người đọc ấn tượng rằng bạn vồ cập hoặc bạn đang nỗ lực hành hễ để khắc phục và hạn chế nó.

Một số câu tham khảo:

We are pleased khổng lồ announce that …(Chúng tôi siêu vui khi được thông tin rằng..).

Xem thêm: Máy Lọc Nước Mitsubishi Cleansui Giá Bao Nhiêu? Mitsubishi Cleansui ®

I am delighted khổng lồ inform you that ..(Tôi hết sức vui khi báo với anh rằng…).

You will be pleased lớn learn that …(Anh vẫn hài lòng lúc biết rằng….).

We regret lớn inform you… (Chúng tôi vô cùng tiếc phải thông báo với ông/bà rằng…).

It is with great sadness that we… (Vô cùng thương nuối tiếc báo tin…).

After careful consideration we have decided… (Sau khi đang xem xét cân nhắc, kỹ lưỡng công ty chúng tôi đã quyết định…).

8. Lời kết

Trước khi chấm dứt email của bạn, hãy cảm ơn người nhận một lần nữa bằng phương pháp nói 

– “Thank you for your consideration – Cảm ơn các bạn đã xem xét.” 

– Hoặc “I look forward to hearing from you – Tôi rất ước ao nhận được bình luận từ bạn“.

Một vài ba câu gợi nhắc cho bạn:

We appreciate your help in this matter và look forward to lớn hearing from you soon – vô cùng cảm ơn sự góp đỡ của chúng ta và mong mỏi nhận được hồi âm sớm.

I trust the above detail resolves your queries. Please feel không tính tiền to tương tác us if we can be of further assistance – Tôi hi vọng email này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ.

I look forward lớn hearing from you soon. (Tôi rất hy vọng sớm nghe tin trường đoản cú bạn).

Please vì chưng not hesitate to liên hệ me/Please feel không tính phí to contact me if you need further information. (Đừng ngại contact với tôi giả dụ anh đề nghị thêm tin tức nhé).

Let me know if you need any more information. (Hãy đến tôi biết ví như anh đề nghị thêm thông tin)

Please get back khổng lồ me as soon as possible. (Hãy vấn đáp email nhanh chóng nhất hoàn toàn có thể nhé).

I look forward to… (Tôi rất trông đợi…).

I would be grateful if you could attend khổng lồ this matter as soon as possible. (Tôi sẽ tương đối cảm ơn trường hợp ông/bà có thể giải quyết sự việc này càng cấp tốc càng tốt).

If you would lượt thích any further information, please don’t hesitate to contact me. (Nếu ông/bà buộc phải thêm tin tức gì, xin cứ tương tác với tôi).

Please respond at your earliest convenience. (Xin hãy phúc đáp ngay khi những ngài gồm thể).

9. Viết phần kết cho email của bạn

Công việc cuối bạn phải làm là làm cho phần kết hài hòa, để tổng thể và toàn diện email được triển khai xong và gây ấn tượng với người nhận thư. Gồm nhiều cách để làm như vậy, với một lần nữa, nó phụ thuộc vào mức độ của mối quan hệ giữa các bạn và fan đọc.

Chọn các từ tương xứng nhất trước khi nhập thương hiệu của bạn.

– Yours sincerely, (Trân trọng,).

– Best regards, or Kind regards, (Trân trọng thông thường nhất).

– Take care, Thank you, or Have a nice day (Hãy quan lại tâm, Cảm ơn bạn, hoặc Chúc một ngày tốt lành (Ít long trọng hơn)).

10. Đọc lại email của bạn

Hãy mong chờ thêm không nhiều phút! bạn đừng vội vàng gửi email ngay lúc kết thúc! Điều rất quan trọng là đề nghị đọc lại email của doanh nghiệp một cách cẩn trọng trước khi thừa nhận nút gửi. đánh giá xem có ngẫu nhiên lỗi bao gồm tả, ngữ pháp hoặc dấu câu làm sao hoặc cách sử dụng từ không tương xứng hay không.

nếu là email cực kì quan trọng, luôn luôn giỏi nếu nhờ người khác hiệu chỉnh giúp bạn. Hãy lưu giữ rằng bạn không thể phục sinh lại email sau thời điểm gửi đi!

Trên là phần lớn mẹo cơ bản để viết một e-mail thương mại chuyên nghiệp hơn.

Bạn có tự tin tiếp xúc với bạn nước ngoài? bạn có nhu cầu cải thiện khả năng tiếp xúc thương mại với thăng tiến vào sự nghiệp?

Hãy tham gia đk học giờ đồng hồ Anh dịch vụ thương mại với giáo viên phiên bản ngữ. Khi tham gia khóa học tiếng Anh dịch vụ thương mại 1 kèm 1 dành cho người đi có tác dụng tại SkypeEnglish bạn sẽ được:

1/ tương tác trực tuyến 1 thầy kèm 1 trò qua Skype góp thực hành giao tiếp tối nhiều để gỡ quăng quật rào cản e ngại, trường đoản cú ti.

2/ chủ động sắp xếp thời hạn học tập linh hoạt cho những người bận rộn.

3/ bạn sẽ sở hữu phương thức bám gần kề năng lực, lộ trình, mục tiêu cá thể – được sửa lỗi cụ thể cụ thể cùng ngay lập tức.